Referat fra den 15. ordinære generalforsamling 12. marts 2026. Generalforsamlingen blev afholdt i EFFI’s klublokale på Galgebakken 4 og blev arrangeret af bestyrelsen for Foreningen Folboholm Vest (FFV). Bestyrelsesgruppen bestod af følgende 5 medlemmer:
Formand Holger E. Hansen, Hyrdevænget 1.
Næstformand Michael Winther, Hyrdevænget 12.
Kasserer Mette Runciman, Hyrdevænget 7.
Medlem Mario Runciman, Hyrdevænget 7.
Medlem Jens Kusk, Hyrdedalen 13.
Dagsorden:
Velkomst
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Bestyrelsens beretning om det forløbne år.
4. Forelæggelse og godkendelse af årsrapport/regnskab 2025.
5. Indkomne forslag.
6. Bestyrelsens forslag: Kontingent uændret 1000 kr./år.
7. Fremlæggelse og godkendelse af budget 2026.
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer. Michael Winther - Hyrdevænget 12. Jens Kusk - Hyrdedalen 13.
9. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen. Conny Hansen, Hyrdedalen 1 (1.suppleant). Hanne Andersen, Hyrdedalen 3
(2.suppleant).
10. Valg af revisor (Lone Hansen), Hyrdevænget 14 - og revisor suppleant.
11. Eventuelt.
Ad Velkomst:
Holger Hansen bød på bestyrelsens vegne velkommen.
Ad 1. Valg af dirigent:
Lisbeth Jensen blev foreslået og valgt som dirigent. Dirigenten kunne herefter konstatere at Generalforsamlingen var lovligt indkaldt. Så alle har haft den obligatoriske måneds varsel, der skal være ifølge vedtægterne.
Ad 2. Valg af referent:
Lisbeth Jensen, Hyrdevænget 1 blev foreslået og valgt som referent.
Ad 3. Formandens beretning om det forløbne år:
Bestyrelsen redegjorde for årets hændelser samt resultater for vores forening således:
Aktiviteter 2025 i FFV.
2025 har været et år hvor der har været lidt flere aktiviteter end i et normalt forenings-år hvilket skyldes en del undersøgelser i forbindelse med vedligeholdelse af vores 3 stikveje. Der var også en del aktivitet for mig som næstformand i den store Grundejerforening Folboholm (efterfølgende kaldet GF) i forbindelse med genopretningen af de tilgroede stemmelsstier i parken hvor der nu er lavet aftale med Enghave om genopretning samt en årlig vedligeholdelse af disse stier. Denne kontrakt indgår i den store forenings økonomi og kommer derfor ikke ind i vores regnskab i FFV idet den vedrører de grønne fællesarealer i delområde 5, herunder parken, som GF har ansvaret for. Vi betaler dog indirekte via kontingentet til denne forening. Hvis der er yderligere kommentarer vedrørende de grønne fællesarealer, må jeg henvise til den kommende generalforsamling i GF der afholdes den 14. april 2026. Jeg kan dog oplyse at vores kontingentet til GF ikke kommer til at stige for 2026 på grund af vedligeholdelsen af stierne her.
En væsentlig aktivitet er altid inddrivelsen af kontingentet. Det er som regel en proces der kræver rutine i debitorstyring, indblik i renteloven samt i elektroniske fakturaer. Alle har imidlertid betalt kontingentet kr. 1000,- per enhed for 2025 hvilket indbringer foreningen kr. 49000,- hvoraf vi har afleveret de kr. 29.400,- i vores kontingent til den store forening GF til vedligeholdelsen af fællesområdet = delområde 5. Overskuddet kr. 19.600,- anvendes dels til udlæg og driftsudgifter samt dels til opsparing til fremtidige asfaltarbejder. Dette fremgår også af regnskabet for 2025. Det er også muligt, gennem forslag og flertal på generalforsamlingen, at anvende overskuddet til andre formål i vores område men bestyrelsen har det overordnede mål at der skal være et indestående klar til finansiering af ny asfalt på vores 3 stikveje. Selvom det er den enkelte grundejers ansvar at vedligeholde vejbane ud for egen matrikel, har FFV på grund af de høje anlægsudgifter på ny asfalt overtaget ansvaret for vedligeholdelsen på vores asfalt. Al øvrig vedligeholdelse af fortov, rendesten, græs og træer påhviler stadig den enkelte grundejer i henhold til privatvejsloven.
Vores økonomi er således sund og vi har også reserver til eventuelle snerydninger eller kontingentstigninger i den store forening.
Selvom alle har betalt for 2025 oplevede vi at der var en del grundejere der måtte have en betalingspåmindelse vedr. kontingentet. Vi vurderer derfor at den hidtidige betalingsmetode med bankoverførsel er lidt gammeldags og muligvis lidt besværlig for disse grundejere. Som en følge heraf bliver der i denne opkrævning for 2026 mulighed for at betale med MobilePay idet foreningen nu har fået sit eget nummer. Dette nummer vil fremgå på opkrævningen som en alternativ mulighed. Det er selvfølgelig stadig muligt at betale med bankoverførsel – det er frivilligt hvad man vælger.
Bestyrelsen foreslår at vi fastholder kontingentet på kr. 1000,- i 2026. Heraf skal de kr. 600,- sendes videre til GF som også fastholder deres kontingent i år. Vi har d.d. et indestående på kr. 244.320,-
Aktiviteter 2026 i FFV.
Oplysninger til Banken
Der er ofte en del aktiviteter i forbindelse med at underrette banken med diverse ID-oplysninger på grund af rolleændringer i foreningsbestyrelsen. Der er strenge lovkrav med ID for alle nye medlemmer for alle foreninger og især for folk med adgang til foreningskonti. Banken holder øje med foreninger på grund reglerne til forhindring af hvidvask og terror. Vi prøver derfor at holde alle disse ændringer i foreningen på et minimum da banken skal underrettes og have dokumentation for hver ændring i bestyrelsen.
Intern/Ekstern kommunikation
Da vi i vores forening FFV har valgt at have en hjemmeside til intern og ekstern kommunikation er der også altid noget løbende opdateringsarbejde her. Som noget nyt kræver myndighederne her at man ikke længere må bruge sin private mailadresse til forenings- og erhvervsformål. Vi har derfor lavet en officiel mailadresse til FFV der hedder info@folboholm.dk . Den er allerede i brug og alle kan skrive til den. Vi har dog også en kontaktformular på hjemmesiden så det er altid muligt at komme i kontakt med formanden og bestyrelsen for spørgsmål eller en god snak her.
Indberetning af væltet og farligt træ i fredskoven.
I maj 2025 lavede vi en indberetning via ”giv et praj syddjurs” på grund af et stormvæltet træ nær en gangsti i fredskoven bag parken. Dette træ var ret stort og lå på tværs højt oppe i trækronerne, knirkede højt når det blæste og var til fare for skovgæster og hundeluftere. Vi må konkludere at appen virker idet dette træ nu er fjernet. Vi anbefaler derfor alle vores grundejere at benytte denne mulighed ved uregelmæssigheder.
Link:
https://www.syddjurs.dk/borger/trafik-og-anlaeg/giv-et-praj. Den findes også som en app på mobiltelefonen.
Bestyrelsesmøde i FFV vedr. generalforsamling og økonomi.
Der er den 20. januar 2026 afholdt vi et bestyrelsesmøde i egen Forening Folboholm Vest (FFV) hvor vi snakkede om kommende aktiviteter, gennemgik regnskab og budget, fastlagde årets kontingent m.v.
Sidste år fik vi afklaret at vores 3 stikveje Hyrdevænget; Hyrdedalen og Hyrdebakken rent faktisk havde status som private fællesveje og at vi skulle stå for vedligeholdelsen af disse.
Ingeniør David Jarkilde fra Syddjurs Kommune kunne her bekræfte at kommunalbestyrelsen, ifølge §15 i vejloven, havde bestemt at vejene var private fællesveje, hvor det er den enkelte grundejer, der har ansvaret for snerydning og vedligehold ud fra egen matrikel og indtil vejmidte. Det gælder også vedligeholdelse af asfalt. Se evt. Syddjurs Kommunes forskrift for vedligeholdelse af private fællesveje:
Grundejerne i FFV skal derfor følge Privatvejsloven, der officielt hedder: Lov om private fællesveje, lovbekendtgørelse nr. 1234 af 04/11-2015.
se især §79, §80, §81, §82 og §83.
Kort fortalt skal den enkelte grundejer klippe, vedligeholde, renholde og vinterbekæmpe i matriklens længde fra skel og ud til midten af vejen. I fald, der er en grundejer, der ikke overholder denne forpligtigelse, kan alle, der bruger vejen, klage over vedligeholdelsen til kommunen. Kommunen kan så pålægge grundejeren at udbedre forholdene. Alternativt kan kommunen vælge at udbedre for grundejerens regning.
Undtagelsen for ovennævnte er, at vores forening FFV, via budgetteret opsparing, sørger for vedligeholdelse af asfaltbelægning på vores 3 stikveje. Begrundelsen her er, at en ny belægning vil udgøre en væsentlig udgift for den enkelte grundejer på kr. 10000 - 12000 pr. gang.
En anden undtagelse er en intern regel om at formanden har ret til at rekvirere ad hoc snerydning hvis snedybden overstiger 10cm på en eller flere af vores 3 stikveje. En sådan snerydning fik vi brug for den 6. februar 2026 hvor jeg fik fat i Kenneth Kristensen fra Syddjurs Entreprenørforretning der med kort varsel fik sendt en kæmpe gummiged med en megabred skovl ud og som med et snuptag sørgede for at vi alle kunne forlade vores matrikler uden at køre fast. Prisen var yderst rimelig – kr. 750,- for dette udkald.
På bestyrelsesmødet drøftede vi om det kunne give mening at lave en fast aftale der følger kommunens udkald. I så tilfælde skal kommunen godkende aftalen og vi skal være villige til at betale kr. 750,- for alle årets kommunale udkald der kan svinge fra 5 til 30 udkald afhængigt af vejret. Indtil videre har bestyrelsen valgt ikke at stille forslag herfor idet det kører fint som hidtil.
5 forespørgsler + 2 tilbud vedr. asfaltering af 3 veje for FFV.
Da vi nu har valgt at spare op til vedligeholdelsen af asfalten, er det vigtigt at vide hvad prisen på et nyt lag asfalt er. Jeg har derfor sendt en forespørgsel til disse 5 asfaltfirmaer: DOB, Colas, Pankas, NCC og Arkil.
Colas og Pankas har valgt ikke at byde, DOB kunne ikke levere traditionel asfalt og efter en snak om fordele og ulemper ved deres skærveløsning har vi fravalgt denne løsning idet den ikke er ideel til vores område uden kantsten og med græsrabatter hvor der altid vil være løse sten der flyver rundt.
De indkomne tilbud fra Claus Petersen hos NCC og Hans Axel Muurholm hos Arkil ligger begge på et prisniveau kr. XXX.XXX inkl. moms for ny asfalt og kr. XX.XXX inkl. moms for revneforseglingen.
Claus Petersen og Hans Alex Muurholm vurderede begge at vejene PT var i god stand og der stadig var 5 år hvor der ikke ville være behov for at gøre noget voldsomt. Dog ville restlevetiden ville blive yderligere forøget hvis vi inden for de næste 2 år fik gennemført noget revneforsegling.
Den gamle revneforsegling er 10 år gammel. Dette arbejde vil vi nok igangsætte i løbet af i år eller næste år da der er kommet en del nye revner fra tung trafik der vender på stikvejene og der er også kommet nye revner i den gamle revneforsegling.
Den vigtigste regel ved vedligeholdelse af veje er at man skal forhindre revner i asfalten hvor indtrængende vand kan trænge ind i sandpuden og skylle sandet her ud.
Beredskabsplaner.
Bestyrelsen mener at det vil være hensigtsmæssigt i denne usikre tid at forberede beredskabsplaner. Vi kunne derfor godt tænke os en plan udarbejdet af en frivillig gruppe of grundejere med interesse i området. Der er derfor afsat lidt beløb af indkøb til nogle materialer, infofoldere og/eller mødeforplejning til denne gruppe. Vi søger derfor frivillige der kan komme med noget godt input her som foreningen kan formidle ud til grundejerne.
Ad 4. Godkendelse af årsrapport/regnskab:
Bestyrelsen gennemgik kort regnskabet for 2025 og redegjorde for udgifter og indtægter. Alle grundejere havde betalt kontingent for året. Generalforsamlingen kunne godkende regnskabet.
Ad 5. Indkomne forslag:
Der er ikke indkommet forslag her:
Ad 6. Bestyrelsen har foreslået at bevare kontingentet kr. 1000 kr. pr. enhed.
Bestyrelsens forslag til kontingent blev vedtaget af generalforsamlingen. Den årlige opkrævning er derfor vedlagt referatet. Husk, at der er betalingsfrist 30. april 2026.
Ad 7. Fremlæggelse og godkendelse af budget og årskontingent.
Budgettet 2026 med det, i punkt Ad 6, vedtagne kontingent kr. 1000,- fremviser et pænt budgetoverskud. Overskuddet her bliver overvejende henlagt til reparation af veje og fortove når den tid kommer. Dog går de kr. 600,- af kontingentet til Grundejerforeningen Foldboholm (GF) til vedligeholdelse af de grønne fællesarealer.
Budgettet blev godkendt af generalforsamlingen.
Ad 8. Valg af bestyrelse:
Der var 2 bestyrelsesmedlemmer på valg. Michael Winther og Jens Kusk blev genvalgt til bestyrelsen. Vi er således stadig 5 bestyrelsesmedlemmer iht. vedtægterne.
Ad 9. Valg af suppleanter:
Conny Hansen, Hyrdedalen 1 blev genvalgt som 1.suppleant og Hanne Krogh Andersen, Hyrdedalen 3 blev på generalforsamlingen genvalgt som 2. suppleant.
Ad 10. Valg af revisor:
Lone Hansen, Hyrdevænget 14 blev genvalgt som intern revisor.
Ad 10. Valg af revisorsuppleant:
Der blev ikke valgt revisor suppleant.
Ad 11. Evt.:
Under dette punkt blev der serveret noget smørrebrød med øl, vand.
Her havde vi en uformel debat om Folboholm området og omkring vedligeholdelsen af vores 3 stikveje.
Referat godkendt den 13. marts 2026.
Referent:
Lisbeth Jensen
Formand:
Holger E. Hansen
Konstituering pr. 13.03.2026 således:
Formand Holger Hansen.
Næstformand Michael Winther.
Kasserer Mette Runciman.
Medlem Mario Runciman.
Medlem Jens Ernstpriis Kusk
FFV Kontingentopkrævning
Kære medlem i
Foreningen Folboholm Vest
8400 Ebeltoft
Vedr. kontingent kr. 1000,- (2026)
I henhold til grundejerforeningens vedtægter og med reference til vedlagte referat fra vor ordinære generalforsamling den 12. marts 2026 bedes det årlige kontingent for 2026 - kr. 1000, indbetalt /overført til:
Konto nr. 9360 – 0005933595 i Sparekassen Kronjylland senest den 30. april 2026.
Husk at skrive betaler adresse i meddelelsesfeltet.
Denne opkrævning er udsendt til alle grundejerne på Hyrdevænget, Hyrdedalen og Hyrdebakken, der pligtmæssigt er medlem af foreningen ifølge lokalplan 219.
Sker betalingen senere kan der pålægges et rykkergebyr på kr. 100. Rykkere og gebyrer fremsendes i henhold til rentelovens § 9 a og § 9 b.
